Ahli dan Calon mesti menyimpan maklumat mengenai klien semasa, bekas dan bakal calon secara rahsia melainkan:
- maklumat yang berkenaan dengan kegiatan yang menyalahi undang-undang di pihak klien atau calon pelanggan, pendedahan
- diperlukan oleh undang-undang, atau
- klien pelanggan atau calon pelanggan membenarkan pendedahan maklumat ini.
Penentuan di sebalik Standard III-E
Mewujudkan perhubungan profesional dengan pelanggan memerlukan pengumpulan maklumat peribadi. Untuk profesional pelaburan, meninjau maklumat kewangan peribadi pelanggan adalah amalan standard. Ini merupakan prasyarat yang diperlukan untuk memenuhi pekerjaan mereka dan mewujudkan satu kenyataan polisi pelaburan yang memenuhi toleransi dan objektif risiko pelanggan. Sudah tentu, penemuan ini dapat mendedahkan isu-isu yang berpotensi sensitif atau memalukan dari masa lalu - segala-galanya dari keputusan perniagaan malang hingga pemfailan kebangkrutan. Pelanggan mempunyai hak yang tidak jelas mengenai privasi, serta hak untuk mendapatkan maklumat peribadi mereka dalam keyakinan yang ketat dan tidak dikemukakan atau didedahkan kepada pihak ketiga.
Standard III-E telah dibangunkan untuk melindungi hak-hak ini, bermula dari masa hubungan awal (hubungan anggota prospek) dan meliputi masa prospek secara formal menjadi pelanggan (hubungan pelanggan-klien). Sekiranya maklumat sensitif didedahkan oleh mana-mana majikan dalam hubungannya dengan pekerja, konsep yang sama diperluas untuk melindungi kerahsiaan dalam hubungan majikan-anggota.
Perhatikan bahawa ada contoh yang memerlukan pengungkapan maklumat rahsia klien dan yang tidak akan dianggap sebagai pelanggaran Standard ini:
- Kegiatan Haram - Sebagai contoh, jika klien terlibat dalam aktiviti pencucian wang haram dan menyumbang wang kepada akaun yang diuruskan di institusi anggota CFA, bahawa pengurus portfolio tidak bertanggungjawab untuk melindungi kerahsiaan pelanggan. Malah, dengan sengaja terus melabur dan berdagang akaun sedemikian mungkin mendedahkan pengurus portfolio kepada tuduhan aktiviti jenayah. Sekiranya aktiviti yang menyalahi undang-undang disyaki, peguam undang-undang syarikat harus segera dirujuk mengenai cara terbaik untuk meneruskannya.
- Pendedahan Dikenakan Secara Sah - Apabila Suruhanjaya Sekuriti dan Pertukaran memerlukan maklumat klien tertentu untuk disebarkan, ahli CFA terikat mematuhi peraturan ini.
- Diberikan Kebenaran oleh Pelanggan atau Calon Pelanggan - Seorang pengurus pelaburan mungkin perlu mengemukakan maklumat klien kepada akauntan klien untuk penyediaan cukai. Selagi kebenaran diberikan, ahli CFA tidak melanggar Standard Kerahsiaan.
- Pertanyaan dari Program Kelakuan Profesional Institut CFA (PCP) - Dalam kata-kata Buku Panduan (ms.127), ahli CFA akan mempertimbangkan PCP sebagai pelanjutan diri mereka. Ahli CFA digalakkan untuk menyokong sepenuhnya penyiasatan PCP, dan mendedahkan apa-apa maklumat yang diminta semasa penyiasatan. PCP menyimpan semua maklumat yang diungkapkan dalam keyakinan yang paling ketat.
Memohon Standard III-E
Memelihara maklumat klien sulit untuk membina dan membangun hubungan amanah. Mengenai peperiksaan CFA, kes-kes yang melibatkan Standard ini mungkin menguji pengecualian yang memerlukan pendedahan dibuat.
Berikut adalah beberapa contoh situasi yang mungkin memerlukan pendedahan maklumat sulit:
- Perjanjian Penyelesaian - Dalam kes di mana seorang pengurus dan klien telah membuat perjanjian penyelesaian, perjanjian itu tidak boleh ditulis untuk melarang kerjasama dengan Program Perlakuan Profesional Institut CFA (PCP) dalam penyiasatan anggota CFA (iaitu menyiasat sama ada ahli itu melanggar Kod dan Piawaian). Fasal kerahsiaan yang dipanggil mestilah secara jelas membenarkan kedua-dua ahli dan klien untuk bertindak balas terhadap permintaan maklumat, tanpa sekatan. Gagal memberikan maklumat dalam penyiasatan PCP, walaupun berdasarkan fasal kerahsiaan, subjek anggota itu kepada penggantungan ringkasan di bawah peraturan CFA Institute, dan haknya untuk menggunakan piagam CFA boleh dibatalkan.
- Derma Amal - Pengurus portfolio bertemu dengan pelanggan korporat yang dapat mengurangkan cukainya dengan memberikan wang kepada amal dan yang telah menyisihkan $ 100, 000 untuk tujuan ini. Adakah pengurus portfolio melanggar Standard III-E dengan membagikan kepada badan amal tempatan bahawa syarikat itu mempunyai $ 100.000 untuk memberi? Dalam kes sedemikian, ia bergantung kepada sama ada pelanggan korporat memberi kebenaran kepada pengurus untuk mendedahkan maklumat ini. Jika tidak, pengurus perlu menyimpan maklumat itu secara peribadi dan melindungi kerahsiaannya.
- Kegiatan Haram - Seorang pengurus portfolio mengesyaki seorang pelanggan kegiatan haram, tetapi tidak mempunyai bukti nyata untuk menyokong syak wasangka ini. Pengurus portfolio memahami kewajipannya untuk memastikan maklumat sensitif sulit, tetapi tidak mahu menyokong apa-apa yang menyalahi undang-undang. Jika apa-apa kes timbul, tidak melakukan apa-apa. Beliau dilayan dengan baik dengan mendapatkan peguam dan memaklumkan penyelianya.
Bagaimana Mematuhi
- Melindungi maklumat pelanggan apabila diterima dengan tidak mendedahkan sebarang maklumat yang dikumpulkan kepada pihak luar.
- Hadkan jumlah pekerja yang mempunyai akses kepada maklumat sensitif mengenai aktiviti kewangan atau aktiviti klien.
- Dapatkan nasihat undang-undang segera jika aktiviti haram disyaki.
- Dapatkan penasihat undang-undang jika diminta untuk mendedahkan maklumat sulit akibat penyiasatan, sama ada oleh Program Kelakuan Profesional Institut CFA atau oleh pihak berkuasa undang-undang. Pendedahan dalam keadaan ini mungkin akhirnya diperlukan tetapi seseorang berhak mendapat nasihat undang-undang untuk menentukan cara terbaik untuk mendedahkan maklumat ini.